للمنشآت الصغيرة والمتوسطة.. كيف تقلل التكاليف باستخدام بطاقة المصروفات للشركات؟

مما لا شك فيه أننا نعيش اليوم في عالم يشهد تحولًا رقميًا متسارعًا له تأثيره الجذري على طريقة إدارة الأعمال وسير العمليات فيها، إذ أصبحت التكنولوجيا الرقمية ركيزة رئيسة تعزز الكفاءة والابتكار في المؤسسات. من جهته، يهدف التحول الرقمي في الأعمال إلى تبني أدوات ذكية وتقنيات حديثة تسهل العمليات، وتقلل التكاليف، وتطور إدارتها وتحسن تجربة العملاء، مما يعزز القدرة التنافسية في الأسواق التي تشهد تغيرات متسارعة كالسوق السعودي. 

تعد بطاقة المصروفات للشركات إحدى هذه الأدوات الفاعلة، إذ تهدف إلى إنشاء بيئات عمل تتمتع بمزيد من الذكاء والفعالية المالية في عصر الرقمنة، وهو ما نتطرق إليه بالتفصيل في هذه المقالة

ما هي بطاقة المصروفات للشركات؟

بطاقة المصروفات للشركات هي إحدى أنواع البطاقات الذكية، والتي تكون ابتداء بطاقة بلاستيكية  وملموسة أو افتراضية. تحتوي البطاقة البلاستيكية على شريحة ذاكرة مدمجة، تسمح لها بنقل البيانات إلكترونيًا، وتتميز بطاقة المصروفات للشركات بقدرتها على تخزين التفاصيل الضرورية لعملها دون الحاجة إلى الاتصال بأي قواعد بيانات خارجية وذلك لاحتوائها على دوائر إلكترونية مدمجة داخلها.  أما البطاقات التقليدية غير الذكية، فتختلف عن بطاقة المصروفات باحتوائها على  شريط مغناطيسي فقط.

لماذا تحتاج الشركات الصغيرة والمتوسطة حلول إدارة المصروفات؟

لا شك في حاجة الشركات الصغيرة والمتوسطة إلى حلول فعّالة لإدارة المصروفات لتجنب العديد من المشاكل التي تسببها الأساليب اليدوية التقليدية، كالإدخالات اليدوية الخاطئة، وضياع الفواتير الورقية، وصعوبة متابعة المصروفات، وتأخير إغلاق العُهد المالية والحصول على الموافقات. 

وتأخذ هذه التحديات من فريق العمل المالي الكثير من الوقت والجهد، ولا يخفى تأثيرها السلبي على الإنتاجية ودقة التقارير المالية. 

على أرض الواقع، غالبًا ما تعتمد الإدارة اليدوية على جمع الفواتير والمستندات يدويُا، وتقديم طلبات الموافقة، ثم تسجيل المصروفات، وهي عملية طويلة كثيرًا ما تتعرض للأخطاء والتأخير في الصرف,. لذلك، توفر حلول إدارة المصروفات الرقمية رؤية واضحة وتحكمًا شبه كامل في النفقات على نحو لحظي، ما  يسهل متابعة المصروفات، ويسرّع عمليات الموافقة هذه، ويقلل من الهدر المالي، ويساعد الشركات على اتخاذ قرارات مالية ذات دقة وفعالية تضيف إلى رصيد سمعتها في السوق.

5 من فوائد بطاقة المصروفات للشركات الصغيرة والمتوسطة (SMEs)

توفر بطاقة المصروفات فوائد عديدة للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة، فمن ميزاتها: تحسين إدارة النفقات، وتعزيز التحكم في الإنفاق، ورفع كفاءة العمليات. وفيما يلي أهم الطرق التي تستفيد بها المؤسسات الصغيرة والمتوسطة منها:

1. تحسين السيطرة على الإنفاق وتقليل مخاطر الاحتيال

باستخدام بطاقة المصروفات، يغدو في مقدور المؤسسات الصغيرة والمتوسطة وضع حدود إنفاق لكل موظف أو قسم أو معاملة مالية، وذلك لتجنب الإنفاق الزائد وضمان الالتزام بميزانية الشركة. تتميز هذه البطاقات أيضًا بخصائص الأمان مثل التنبيهات أو الإشعارات الفورية عند إجراء أي معاملات مشبوهة، والمراقبة اللحظية في الوقت الفعلي، وإمكانية تجميد البطاقة أو إيقافها فور فقدانها أو سرقتها، الأمر الذي يقلل من مخاطر التعرض للاحتيال.

من جهة أخرى، تمنع أتمتة الموافقات على الصرف الاستخدام غير المسموح به لأموال الشركة وتخفض من الهدر في النفقات.

2. تعزيز إدارة النفقات والشفافية

تسمح بطاقات المصروفات للشركات بتتبع جميع المعاملات المالية والتجارية على نحو فوري ومباشر، الأمر الذي يتيح للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة مراقبة إنفاق الموظفين لحظيًا بدلًا من ضياع الوقت الثمين في انتظار إصدار  التقارير المالية عند نهاية الشهر، وهكذا،  تساعد هذه الشفافية في تسهيل العمليات المحاسبية واكتشاف النفقات المخفية بسرعة. 

كما يمتاز هذا النوع من البطاقات بالتكامل السلس مع برامج إدارة النفقات والسُلف المحاسبية وغيرها من الأمور المالية، كما يوفر خاصية الأتمتة من أجل مطابقة المعاملات مع الإيصالات التي تصدرها الشركة،  ويقلل من القيام بالمعاملات المالية يدويًا واحتمال وقوع الأخطاء أثناء ذلك. وتوفر  بطاقات المصروفات للأعمال رؤى مفصلة مدعومة بالذكاء الاصطناعي والتحليلات تخص أنماط الإنفاق وسلوكياته حسب أقسام المنشأة وموظفيها، لتساعد في تحسين ضبط الميزانية، واستكشاف فرص التوفير في النفقات وإدارة المصروفات.

3. رفع الكفاءة الإدارية وتقليل أعباء العمل

تقلل أتمتة تقارير النفقات ومطابقتها العبء الإداري الواقع على عاتق موظفي القسم المالي داخل الشركات، ما يؤدي إلى تركيزهم على الإدارة المالية الاستراتيجية بدلاً من تتبع النفقات بصورة يدوية تؤخر إنجاز المهام الموكلة إليهم. 

إضافة إلى ذلك، تحوي لوحات التحكم المركزية نقطة تحكم واحدة يمكن من خلالها للمدراء إصدار عدة بطاقات، ومراقبتها وإدارتها بسهولة، ويساعد إصدار بطاقات افتراضية للموظفين على نحو فوري لتلبية احتياجات الشركة المحددة، في تقليل التأخيرات المرتبطة بإصدار بطاقات المصروفات البلاستيكية واستلامها، كما يسهل إدارة المصروفات والتكاليف.

4. زيادة الفوائد المالية وإدارة التدفق النقدي

من خلال التحكم في حدود الإنفاق ومراقبة النفقات في الوقت الفعلي، تستطيع المؤسسات الصغيرة والمتوسطة تقليل النفقات غير الضرورية، إلى جانب تحسين إدارة التدفق النقدي وإدارة التكاليف بفعالية. 

تعمل العديد من بطاقات مصروفات الشركات بنظام المكافآت عن طريق تقديم مزايا الاسترداد النقدي، أو نقاط السفر أو الأميال، وبذا تعيد المؤسسات الصغيرة أو المتوسطة استثمارها في أعمالها المهمة وذات الأولوية، ما يقلل من التكاليف التشغيلية ويوفر النفقات. على صعيد آخر، تقدم بطاقات المصروفات للأعمال حدودًا ائتمانية دون وضع ضمانات كبيرة عليها، فتساعد بذلك المؤسسات والمنشآت على إدارة رأس المال العامل دون الحاجة إلى المخاطرة برهن أصولها.

5. المرونة وقابلية التوسع

تتوفر بطاقات المصروفات للشركات بأشكال مختلفة -سواء أكانت بلاستيكية أو افتراضية- ما يتيح للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة تخصيص استخدام هذه البطاقات حسب احتياجاتها التشغيلية. وتدعم هذه المرونة احتياجات الأعمال المتغيرة باستمرار، مثل زيادة حدود الإنفاق المسموح بها مؤقتًا وفق حاجة القسم أو المشروع، أو إصدار بطاقات تستخدم لمرة واحدة في مشاريع محددة بمدة زمنية معينة، أو بما يتفق مع أدوار الموظفين في الشركة أو المنشأة وذلك على اختلاف الأقسام التي يعملون بها كالتسويق أو المحاسبة مثلًا.

قصص نجاح.. بطاقة المصروفات للشركات في السوق الأمريكي

أظهرت بطاقة المصروفات نجاحًا ملحوظًا عند استخدامها في الولايات المتحدة، إذ وفر ما نسبته 86% من الشركات الصغيرة والمتوسطة من النفقات المالية عند استخدامها، كما زادت من التزام الموظفين بسياسات الإنفاق المعتمدة بنسبة 77%، ورفعت خصائص الأتمتة المرتبطة ببطاقة المصروفات للشركات من العائد على الاستثمار بنسبة 56% مقارنة بنسبة 40% عند استخدام الوسائل التقليدية (المصدر).

الخاتمة

ليس تأسيس الشركة الناشئة وإدارة الشركات الصغيرة والمتوسطة بالتحدي الوحيد الذي يواجهه مديروها، إذ تأتي بعد ذلك مراحل أخرى تشوبها التحديات من مثل إدارة النفقات والعمليات واتخاذ القرارات المالية وغيرها من الإجراءات المحاسبية التي تثقل كاهل المؤسسين.

وكما وضحنا في المقالة أعلاه، يسهم استخدام بطاقة الشركات للمصروفات في خفض الهدر المالي والتحكم في الإنفاق، وهو ما تقدمه منصة ساي فاي من خلال بطاقة المصروفات للشركات والتي يمكنك البدء بتجربتها مجانًا. سجل الآن ووفر في مصروفات إدارة شركتك!