كيف يقلل المدير المالي ضغط إقفال نهاية الشهر؟

إقفال نهاية الشهر يمثل أحد أصعب اللحظات بالنسبة لأي مدير مالي. هو الوقت الذي يجب فيه تحويل كل الأرقام والمصروفات إلى بيانات دقيقة تساعد في اتخاذ القرارات الصحيحة. إذا استغرق الإقفال أيامًا أو أسابيع، يصبح الفريق المالي تحت ضغط شديد، ويفقد القدرة على التحليل والتخطيط الاستراتيجي، ويزداد احتمال الأخطاء.

لذلك، الهدف هو جعل عملية الإقفال سلسة وسريعة، بحيث لا تكون عبئًا على الفريق المالي، وتتحول من مهمة روتينية إلى عملية منظمة تساعد في اتخاذ قرارات أفضل. هناك أربعة خطوات رئيسية لتحقيق ذلك:

1. تبني الإقفال الدوري

كثير من الفرق المالية تنتظر نهاية الشهر لإتمام جميع العمليات، مما يؤدي إلى تراكم العمل وزيادة الضغط على الفريق بشكل مفاجئ.

كيف يمكن تطبيق ذلك؟

• الجرد المستمر: متابعة المخزون بشكل دوري للتأكد من مطابقته للسجلات، بدلاً من الانتظار لعمل جرد في نهاية الشهر.

• تسجيل المخصصات مبكرًا: مثل مخصص الديون المشكوك في تحصيلها أو مخصص الضمانات، يتم تسجيلها بشكل دوري وفق مؤشرات واضحة، وليس دفعة واحدة في نهاية الشهر.
  

الفائدة:

• تقليل حجم العمل في نهاية الشهر.

• تحسين دقة البيانات.

• تخفيف الضغط على الفريق المالي.

2. تنظيم وحوكمة المستندات والفواتير

أحد أكبر أسباب التأخير هو ضياع المستندات أو الأخطاء في الفواتير. قضاء ساعات في البحث عن إيصالات أو تصحيح القيود يبطئ الإقفال كثيرًا.

خطوات عملية لتقليل المشكلة:

• مصفوفة الموافقات: تحديد من يمكنه الموافقة على كل مصروف قبل تسجيله، لضمان أن جميع العمليات المالية معتمدة مسبقًا.

• الأرشفة الرقمية الفورية: ربط كل قيد مالي بالفاتورة أو الإيصال الخاص به في نفس لحظة تسجيل العملية.

• تصنيف المصروفات: وضع قواعد واضحة لتصنيف المصروفات وتحديد مركز التكلفة الصحيح منذ البداية.

الفائدة:

• تقليل الوقت الضائع في التسويات اليدوية.

• الحد من الأخطاء في البيانات المالية.

• تسريع عملية الإقفال بشكل كبير.

3. أتمتة مطابقة الحسابات

مطابقة الحسابات، مثل البنوك والموردين، من أكثر المهام استنزافًا للوقت، خصوصًا عند تراكم الأخطاء خلال الشهر.

كيفية تبسيط العملية:

• مطابقة يومية: إجراء المطابقة بشكل يومي بدلًا من الانتظار لنهاية الشهر.

• تحديد سقف للتباينات الصغيرة: عدم الحاجة للتدقيق المجهري في المبالغ الصغيرة جدًا التي لا تؤثر على التقارير المالية.

• اعتماد أدوات رقمية تساعد في مطابقة الحسابات تلقائيًا لتسهيل الإقفال المالي.

الفائدة:

• اكتشاف الأخطاء في وقتها ومعالجتها فورًا.

• تحسين دقة القوائم المالية.

• تقليل تراكم الأخطاء التي تؤخر الإقفال.

4. التحول الرقمي في إدارة المصروفات

تأخر تقديم المصروفات من الموظفين هو نقطة اختناق شائعة. الاعتماد على الورق يزيد التأخير ويعقد عملية الإقفال.

خطوات لتسهيل العملية:

• تقديم المصروفات فورًا: إلزام الموظفين بتسجيل مصروفاتهم وإرفاق الفواتير في نفس يوم الصرف.

• الاستغناء عن الورق: استخدام تطبيقات رقمية لإدخال المصروفات وإرفاق المستندات بصورة مباشرة.

• تسجيل المستحقات تلقائيًا: تقدير المصروفات المستحقة التي لم تصل فواتيرها بعد بناءً على نمط الإنفاق المتوقع.

الفائدة:

• توزيع عبء العمل على مدار الشهر.

• تقليل الأخطاء الناتجة عن الإدخالات المتأخرة.

• تسهيل الإقفال وجعل الفريق المالي أكثر إنتاجية.

كيف تساعد منصة ساي فاي في تسريع عملية الاقفالات المالية

التحدي الأكبر الذي يواجه المدير المالي هو تدفق المصروفات التشغيلية اللامركزي وتأخر وصول المستندات. هنا تظهر أهمية استخدام منصة رقمية مثل ساي فاي:

1. حوكمة الوثائق:

   • إصدار بطاقات ذكية للمصروفات.

   • إلزام الموظفين بإرفاق الفواتير مباشرة عند إجراء المصروف.

2. موافقات سريعة:

   • إمكانية الموافقة على المصروفات فور حدوثها.

   • القضاء على تراكم المصروفات في نهاية الشهر.

3. تكامل البيانات مع الأنظمة المحاسبية:

   • ربط مباشر مع برامج مثل Zoho، Odoo، Qoyod.

   • تصنيف المصروفات بشكل صحيح منذ البداية.

4. سياسات واضحة للإدارة:

   • تحديد سياسات للصرف تطبق على الموظفين.

   • متابعة المصروفات ضمن الإطار المعتمد بدون مفاجآت.

النتيجة:
باستخدام ساي فاي، يمكن تحويل إدارة المصروفات إلى عملية شفافة، مؤتمتة، وسلسة. هذا يقلل من أيام الإقفال، ويتيح للفريق المالي التركيز على التحليل المالي واتخاذ القرارات بدلاً من إدخال البيانات يدويًا.

خلاصة

ضغط إقفال نهاية الشهر لا يجب أن يكون جزءًا ثابتًا من حياة المدير المالي. من خلال تبني الإقفال المستمر، تنظيم المستندات والفواتير، أتمتة المطابقة، والتحول الرقمي في إدارة المصروفات، يمكن لأي منشأة تقليل الضغط بشكل كبير، وتحقيق إقفال أسرع وأكثر دقة.