سواء أكنت مؤسسًا في شركة ناشئة، أو متوسطة أو حتى ضخمة، فلا بد أن تكون إدارة أموال شركتك هي أولويتك الأولى كما هو الأمر في إدارة مواردك الأخرى. وإذا ما كنت تظن بأن إدارة المال تقتصر على المصروفات فقط، فلا بد من الانتباه إلى مكان آخر تُهدر فيه الكثير والكثير من أموال الشركة دون علم ما يؤثر على نجاحها واستمراريتها في السوق، ألا وهو إدارة الإنفاق.
وبإدارة الموارد المالية الفاعلة، تقلل الشركات الصغيرة والمتوسطة من تكاليفها وتحسن الأداء الداخلي في أقسامها، الأمر الذي يكون له بالغ الأثر على استمرارية الأعمال، واستدامة نموها، وزيادة أرباحها الناتجة عن إدارة الإنفاق الجيدة عامة، بما يجعل من إدارة الإنفاق ركيزة أساسية ومهمة في ضمان استمرارية الشركات الصغيرة والمتوسطة، وتعزيز قدرتها على المنافسة والنمو في بيئة أعمال متغيرة على الدوام.
ما هي إدارة الإنفاق؟
إدارة الإنفاق هي عملية تنظيم جميع نفقات الشركة وعلاقاتها مع الموردين ومراقبتها سعيًا إلى تحقيق أقصى استفادة من جميع المبالغ المُنفقة، وتحسين الكفاءة المالية، وتقليل التكاليف والمخاطر. وتعتمد إدارة الإنفاق على جمع بيانات الإنفاق وتحليلها، وأتمتة العمليات بدءًا من الشراء وحتى مرحلة الدفع، وتطبيق سياسات واضحة للإنفاق يضمن الامتثال وتحقيق أهداف المؤسسة المالية. فضلًا عن ذلك، تساعد أنظمة إدارة الإنفاق الحديثة الشركات على تتبع النفقات في الوقت الفعلي، وإصدار التحليلات المتعلقة بها، واتخاذ قرارات مالية مستنيرة تتنبأ بالاتجاهات المستقبلية للإنفاق بما يؤدي إلى تحسين الرقابة المالية ورفع كفاءة عملها.
إدارة الإنفاق.. مفهوم أوسع وأشمل
تعد إدارة الإنفاق المظلة الأوسع أو الإطار الشامل الذي يضم جميع الجوانب المتعلقة بتدفق الأموال من الشركة إلى خارجها، والأموال المنفقة داخلها أيضًا، فهي لا تقتصر على تتبع المصروفات فقط، بل تشمل أيضًا عمليات الشراء من الموردين وإدارة العقود. بالإضافة إلى ذلك، تدمج إدارة الإنفاق بين مراقبة النفقات والتخطيط المالي لضمان الاستخدام الأمثل للموارد.
بهذا المفهوم، تصبح إدارة الإنفاق أداة استراتيجية تحقق الكفاءة المالية وتحسن الأداء، بما يجعلها مفهومًا أواسعًا تندرج إدارة المصروفات لتكون جزءًا منها.
التحديات التي تواجه الشركات في غياب سياسات واضحة للإنفاق
يعرّض غياب سياسات واضحة للإنفاق الشركات إلى عدة تحديات خطيرة تؤثر على استقرارها ونموها، ويبرز الاعتماد على العمليات اليدوية في إدارة المصروفات ليكون من أبرزها ما يؤدي إلى إهدار الوقت، وزيادة احتمالية حدوث الأخطاء وصعوبة تتبع النفقات بدقة.
من جهة أخرى، يسبب غياب هذه السياسات ضعفًا في الرقابة المالية ينتج عنه الإفراط في الإنفاق على أمور لا تناسب أهداف الشركة إلى جانب نقص في كفاءة تخصيص الموارد، بالإضافة إلى صعوبة التنبؤ بالاحتياجات المالية المستقبلية للمنشأة، وهو ما قد يؤدي إلى ضياع الفرص وزيادة المخاطر المالية التي قد تتعرض لها.
كذلك، تصبح عملية تعويضات الموظفين أكثر تعقيدًا وبطئًا، وتزداد صعوبة السيطرة على النفقات العرضية الواقعة خارج خطط المنشأة، لتتراكم وتؤثر سلبًا على الأرباح بمرور الزمن. يبين كل ما سبق أهمية وجود سياسات إنفاق واضحة تحقق أهداف الشركة الاستراتيجية.
الفرق بين إدارة الإنفاق التقليدية والذكية
يميز النهج والأساليب المستخدمة في إدارة الإنفاق بين ذلك التقليدي والذكي منه، فمن جهتها، تعتمد إدارة الإنفاق التقليدية على وجود هيكل هرمي ثابت، واتخاذ قرارات مركزية تبدأ من الأعلى إلى الأسفل، مع التركيز على تقليل المخاطر عبر اتباع سياسات صارمة، كما يجري تنفيذ العمليات فيها يدويًا وعلى نحو تقليدي.
أما إدارة الإنفاق الذكية، فتستخدم التكنولوجيا الحديثة مثل أدوات التحليل البياني، ومتابعة البيانات في الوقت الحقيقي، كما تتبنى نهجًا يمتاز بمزيد من المرونة والتعاون، وذلك لاتخاذ قرارات مستنيرة تستند إلى بيانات دقيقة وتقليل الهدر المالي. والإدارة الذكية أيضًا على التخطيط الأمثل للميزانية، وتقييم المخاطر مع أخذ الأبعاد المتعددة لها في الاعتبار وذلك لرفع القدرة على التكيف مع التغيرات، وتحقيق أفضل النتائج المالية.
تصنيفات الإنفاق الرئيسية
للنفقات في الشركات عدة أنواع رئيسية تتنوع بحسب طبيعتها ووظيفتها، وأهمها:
النفقات التشغيلية (Operating Expenses): وهي التكاليف المرتبطة بتشغيل الأعمال اليومية كالرواتب، ورسوم الإيجار، والمرافق، واللوازم المكتبية.
النفقات الرأسمالية (Capital Expenses): تشمل الاستثمارات في الأصول طويلة الأجل مثل شراء المعدات، تطوير المباني، أو شراء الأصول غير الملموسة كحقوق الملكية الفكرية، وبراءات الاختراع والعلامات التجارية وغيرها.
النفقات الإدارية: تتعلق بإدارة الشركة ولا ترتبط بالإنتاج أو البيع على نحو مباشر، ومن الأمثلة عليها رواتب الإداريين، وكلف الاستشارات القانونية، وتكاليف الاجتماعات.
النفقات المالية: والتي تشمل تكاليف التمويل مثل فوائد القروض، والعمولات المصرفية والخسائر الناتجة عن التغيرات في سعر صرف العملة.
النفقات غير التشغيلية: هي التكاليف التي لا علاقة مباشرة لها بعمليات الشركة الأساسية أو الرئيسة، مثل الغرامات أو الديون.
النفقات الجارية: أي النفقات المتكررة التي تلتزم بها المؤسسة دوريًا لضمان استمرار العمل فيها.
النفقات التحويلية: وهي التكاليف المُحوّلة إلى أطراف أخرى، مثل التحويلات الحكومية أو المساعدات.
نفقات البحث والتطوير: وتُخصص للابتكار وتطوير المنتجات الجديدة.
النفقات الموسمية أو نفقات المرة الواحدة: وتنفق بحسب المناسبات، أو الفعاليات المحددة أو لا تكون هذه النفقات مكررة كرواتب الموظفين التي يجب صرفها كل شهر على سبيل المثال.
مصروفات الإهلاك: تعكس انخفاض قيمة الأصول كالأثاث والمباني مع استخدامها بمرور الوقت، ولكن ذلك لا ينفي تسجيلها في القوائم المالية للشركة أو المؤسسة.
أدوات تحسين إدارة الإنفاق وتقنياتها
أنظمة تتبع وإدارة الإنفاق المؤتمتة
وهي عبارة عن مجموعة من الأدوات الرقمية الأساسية التي تساعد الشركات الصغيرة والمتوسطة على تتبع نفقاتها وتحليلها بدقة وتنظيم، كما يقدم معظمها رؤية شاملة للنفقات، وتُسهل إعداد التقارير المالية بعيدًا عن العمل على إنجازها يدويًا، لتعزّز قدرة الشركات على اتخاذ قرارات مالية مدروسة وتحسين إدارة الميزانيات.
البطاقات الذكية
تسمح البطاقات الذكية للشركات بالتحكم على نحو كامل في الإنفاق إذ تربط العمليات المالية بالوقت الفعلي أو الحقيقي، ما يعني إمكانية مراقبة المعاملات فور حدوثها. يفيد هذا الربط في تحقيق شفافية الإنفاق ويقلل من المخاطر المرتبطة بالنفقات غير المسموح بها، كما يسرّع الموافقات والتسوية المالية،فضلًا عن ذلك، تضع البطاقات الذكية أيضًا سقفًا للنفقات، وتحدد أسماء المزودين أو التجار المصرح لهم من قبل إدارة الشركة.
استخدام التحليلات والذكاء الاصطناعي
تعتمد أنظمة إدارة الإنفاق الحديثة على تقنيات التحليل المتقدم والذكاء الاصطناعي في تقديم توقعات دقيقة حول إنفاق المنشأة مستقبًلا، إلى جانب قدرتها على الكشف المبكر عن الهدر المالي أو الهدر في الإنفاق.
أداة إدارة المصروفات المبسّطة من ساي فاي
تقدم منصة ساي فاي ميزة إدارة المصروفات المبسطة التي توفر تتبع جميع المعاملات المالية لحظيًا ضمن واجهة واحدة ومبسطة، وتسهيل عملية المراجعة من خلال تخصيص سياسات الموافقة، بما يتوافق مع السياسات والأنظمة السارية في الشركة أو المنشأة،
دراسات حالة: كيف قللّت أنظمة إدارة الإنفاق المصروفات في الشركات الصغيرة والمتوسطة؟
اعتمدت شركة Lucien Bikes، وهي إحدى شركة تجزئة يقع مقرها في هولندا نظام إدارة الإنفاق، وربطته ببطاقات الشركات الذكية، ما أدى إلى تقليل وقت معالجة النفقات بنسبة تصل إلى 95% مقارنة بالطرق المنفذة يدويًا، فضلًا عن تقليل الأخطاء البشرية وزيادة شفافية المعاملات، وتوفير وقت الإدارة المالية للتركيز على الأعمال الاستراتيجية بدلًا من المهام الروتينية (المصدر).
في قطاع البرمجيات، ساهم استخدام منصة لإدارة الاشتراكات في خفض تكاليف البرمجيات لشركة Crownpeak العاملة في أوروبا وأمريكا بنسبة 30% عبر تتبع الاشتراكات البرمجية وإلغاء غير الضروري منها، وتحسين كفاءة عمليات الشراء والتجديد، وتعزيز القدرة على التفاوض مع الموردين بالاعتماد على البيانات الدقيقة التي وفرها النظام (المصدر).
في نهاية المطاف، تساعد أنظمة إدارة الإنفاق الشركات الصغيرة والمتوسطة في تقليل التكاليف على نحو ملموس من خلال حلول الأتمتة، وزيادة الشفافية، وضبط السياسات المالية. كما أن لهذه الأنظمة تأثيرها الواضح في تقليل الأخطاء البشرية في إدارة النفقات، وترتفع هذه الكفاءة عند تدريب الموظفين على استخدام هذه الأنظمة الرقمية بالسرعة والكفاءة اللازمين، ما يرفع من الأداء المالي للشركة عامة.
وبدافع من حرصنا في ساي فاي على تقديم أفضل الحلول المالية لعملائنا، فقد طورنا خدمة إدارة المصروفات المبسّطة، التي تساعد في ضبط نفقاتك منشأتك بطريقة مؤسسية ومنهجية، سجل الآن مجانًا وامنع الهدر المالي!